Wir haben keine Zeit! Oder doch?
17.4.2024
Das klassische Szenario: Wir bekommen eine Projektanfrage und werden gefragt, wann wir denn mit der Umsetzung starten können. Wie beantworten wir diese Frage? Indem wir auf unsere Ressourcenplanung schauen.
In den letzten Jahren haben wir unsere Prozesse und unsere Tools dahingehend immer weiter optimiert. So setzen wir uns jeden Montag morgen mit unserem Team zusammen und gehen die Aufgaben für die aktuelle Woche durch. Die meisten Projekte laufen natürlich länger als eine Woche und sind entsprechend vorgeplant. Teilweise ergeben sich aber immer wieder Lücken und so können manchmal auch sehr kurzfristig kleine Projekte eingeschoben werden.
Ressourcen planen
Wir nutzen die Software Float, um unsere Ressourcen durchzuplanen. Dieses Tool hilft ungemein, ist digital, webbasiert und somit für jeden unserer Mitarbeiter von jedem Ort der Welt einsehbar. Das schöne ist außerdem, dass Float per API direkt an unsere Kollaborationssoftware Asana (siehe auch Beitrag „Erfolgsfaktor: Kollaboratives Arbeiten über gemeinsame Softwareplattformen“) angeschlossen ist und Mitarbeiter, Projekte und Aufgaben automatisch synchronisiert werden.
Kommunikation verbessern
Durch den gemeinsamen Austausch im Team sind zudem alle immer auf dem laufenden Stand der Dinge und wissen genau, an welchen Projekten wir in der Agentur arbeiten. Die gemeinsame Planung dient als Leitfaden für alle Beteiligten und erleichtert die Kommunikation und Koordination zwischen den Teammitgliedern.
Die jeweiligen Skills der Mitarbeiter sind ebenfalls in Float hinterlegt und so können wir gezielt nach freien Ressourcen suchen, wenn es um bestimmte Aufgaben geht für die man spezielle Skills benötigt.
Das alles erleichtert uns die Projektplanung sehr und daher können wir auch fast auf den Tag genau sagen, wann wir ein neues Projekt starten können.
Jan Teunissen
